Whistleblower

INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING”

Ai sensi del "Regolamento Europeo 679/2016 (“GDPR”) e d.lgs. n.196/2003 e successive modifiche", Transcom Worldwide Italy S.p.A. (d'ora innanzi anche la “Società” o “Transcom”) fornisce di seguito l'informativa (“Informativa”) riguardante il trattamento dei Suoi dati personali in caso di segnalazioni effettuate tramite i canali “Whistleblower” della Società.

1. Informazioni sul titolare del Titolare del trattamento

Transcom, con sede legale in Milano (MI) è il Titolare del trattamento dei dati in relazione alle attività di trattamento illustrate nella presente Informativa.

2. Responsabile della protezione dati

Il dato di contatto del Responsabile della protezione dati è: DPO@transcom.com.

3. Finalità del trattamento

I dati personali sono acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi ad altri soggetti responsabili della violazioni o in altro modo coinvolti negli accadimenti descritti. I dati da lei direttamente forniti per segnalare presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto con Transcom, verranno trattati da Transcom al fine di gestire tali segnalazioni. In particolare, Transcom tratterà i suddetti dati personali al fine di svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

4. Tipologia di dati trattati

Il Titolare potrebbe trattare diverse categorie di dati personali nell'ambito della segnalazione, tra cui:

dati personali c.d. “comuni” (ad es nome, indirizzo, numeri di telefono, identificativo del personale e indirizzi email);
dati di lavoro (es. posizione lavorativa, dipartimento, responsabilità);
dati c.d. “particolari” (ad es. dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale);
dati relativi a condanne penali o reati;
informazioni relative alla segnalazione (es. descrizione del fatto, persone coinvolte, documenti, prove);
qualsiasi altra informazione rilevante per la gestione della segnalazione.

5. Basi giuridiche del trattamento

Il trattamento di dati personali ai sensi della presente informativa si fonda sull'obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR, in particolare ci si riferisce al Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali).

6. Soggetti autorizzati a trattare i dati

Le segnalazioni sono gestite da un ufficio interno di Transcom specificatamente formato e costituito dal Country HR Manager e dal Legal Manager (Gestore delle segnalazioni) i quali sono gli unici soggetti in grado di associare le segnalazioni alle identità dei segnalanti.

Transcom si impegna a tutelare la riservatezza del segnalante, di eventuali facilitatori di questi, e delle persone segnalate.

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all'interno di Transcom, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l'identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l'identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, ivi inclusi i dati relativi al soggetto segnalato e ad altri soggetti coinvolti nella segnalazione, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all'art. 331 del Codice di procedura penale.

Potrebbe essere necessario, nel caso in cui la complessità della segnalazione lo richieda, coinvolgere soggetti terzi, quali consulenti legali, per supportare le funzioni competenti nello studio e gestione del caso. In tale circostanza, tali soggetti saranno nominati responsabili del trattamento e saranno in ogni caso tenuti alla massima riservatezza dei dati comunicati.

7. Destinatari dei dati personali

I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, potranno essere trasmessi, su richiesta, all'Autorità Giudiziaria e all'ANAC, Autorità nazionale anticorruzione. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento. Garantiamo la nostra massima cura affinché la comunicazione dei dati personali ai predetti destinatari riguardi esclusivamente i dati necessari per il raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati

8. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali saranno trattati per il tempo necessario alla gestione della specifica segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione. In caso di apertura di procedimenti relativi alla segnalazione, essi potranno essere trattati sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione.

9. Diritti

Lei ha il diritto, in qualunque momento, di esercitare i seguenti diritti,

Diritto di accesso: Lei ha il diritto di ricevere da noi la conferma del trattamento o meno di Dati Personali che La riguardano e, in caso affermativo, di richiedere l'accesso ai Dati Personali. Le informazioni a cui può accedere includono, tra le altre, le finalità del trattamento, le categorie di Dati Personali interessate e i destinatari o le categorie di destinatari ai quali i Dati Personali sono stati o saranno divulgati. Lei ha il diritto di ricevere una copia dei Dati Personali sottoposti a trattamento. Per ulteriori copie richieste, potremmo addebitare una ragionevole commissione basata sui costi amministrativi.
Diritto di rettificazione: Lei ha il diritto di ottenere da noi la rettificazione di Dati Personali inesatti che La riguardano. A seconda delle finalità del trattamento, ha inoltre il diritto di far completare eventuali Dati Personali incompleti, anche per mezzo di una dichiarazione supplementare.
Diritto di cancellazione (diritto all'oblio): Lei ha il diritto di richiederci la cancellazione dei Suoi Dati Personali, nel qual caso dovremo ottemperare a tale richiesta.
Diritto di limitazione del trattamento: Lei ha il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei Suoi Dati Personali. In tal caso, i dati interessati saranno contrassegnati e potranno essere trattati da noi solamente per determinati scopi.

Secondo quanto previsto dall' art. 13 c.3 del Dlgs 24/2023, che richiama l'articolo 2-undecies del Dlgs 196/2003 (Codice Privacy), si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte dei soggetti interessati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR) qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante.

10. Contatti

Se desidera esercitare i diritti a Lei spettanti in qualità di interessato oppure per qualsiasi altra domanda relativa alla presente Informativa, La preghiamo di rivolgersi al responsabile della protezione dei dati personali, che può essere contattato all'indirizzo DPO@transcom.com.

11. Utilizzo di Cookie

I cookie sono stringhe di testo che i siti web visitati dagli utenti (cd. Publisher, o “prime parti”) ovvero siti o web server diversi (cd. “terze parti”) posizionano ed archiviano all'interno del dispositivo terminale dell'utente medesimo, perché siano poi ritrasmessi agli stessi siti alla visita successiva. Tecnologie similari, come, ad esempio, web beacon, GIF trasparenti e tutte le forme di storage locale introdotte con HTML5, sono utilizzabili per raccogliere informazioni sul comportamento dell'utente e sull'utilizzo dei servizi.

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